一天的工作从早晨上班的路上开始
在方便食品公司负责规划的前田浩志(34岁),一天的工作是从在上班电车里打开笔记本开始的.
他边看记在本子里的日程安排,边在脑子里完整地勾画当天所要做的工作.
"本子里记的是定好了的明确的时间以及与对方见面的事情.确认一下是理所当然的.问题是,其他的事情在什么时间做."他说.
公司职员每人都有一本记录着每天日程的笔记本.每当有约定时,肯定都记录着哪一天的几点,在哪儿,有什么事,干什么.每当看到它时,就会意识到"啊,这一天有这个事儿啊."特别是第二天的约定要仔细地看一遍.
在早晨的电车中,打开笔记本再看一遍当天的约定,这样的人很多.抵达公司后再确认约定与抵达公司前确认约定,对工作的心理准备不同.即使早上第一件事是开会,有些事又需要收拾准备,对那些"抵达公司前确认"的人来说,也会做到不慌不忙.
但是,前田所做的是,进一步勾画更详细的日程.
到了公司,首先是课内的会议,然后部里的会议,接下来与其它部署之间的交涉,与客户见面,起草报告书和联络函,整理票据等,一大堆工作等着要做.这些工作要在空余时间的哪一段来编制计划呢?说当天的工作效率取决于计划的编排绝不过分.
前田的日程计划就是这样做的.
先在头脑里勾勒一下今天所应做的工作表,再给它排一个优先顺序.今天非做不可的工作排在第一位.虽然放到明天做也不要紧,但如果可能的话,希望今天把它做好的事排在下一位.然后,设想完成其他各项工作所必要的时间.像会议这些还没有列入的事项,从早上开始,一个一个地排进剩余的时间里.
"除去各项工作所花的时间,还有一点余裕呢."
以前,这也想做,那也应该完成,总是紧巴巴的.结果,由于愿望无法实现,反而老是失败.
"切莫贪得无厌.真是深有体会啊."
当工作的优先程度都差不多时,把不太愿意做的事放到前面做.把不顺手的工作越往后拖则心情越沉重.如果有意想不到的约定出现时,时间来不及,则越发不想做了.
"记得在哪本商业书中读到过,如果能空出一点时间不安排任何约定,即便碰上无法预料的事情,也能处之泰然.的确如此啊."
尽管前田也想实现这一愿望,但可以说,他每天必定把所有的时间填得满满的.即便这样,据说,有时还有工作拖到第二天做.
这是忙碌的公司职员的宿命吧.
核实工作用的签条也可以在上班的路上完成
前田在大脑里制定好的这个日程表并不是一整天都能记住.他要把它记到小便笺上.
前田的公司实行的是弹性工作制.如果不是上下班高峰期,只要有位子,坐下来就可以干这项工作.
一张便笺上记一项工作.几点到几点之间干这项工作也有记录.一到公司,就把这些便笺按照时间的顺序,贴到办公桌上个人电脑显示器的右上角.
据说,以前是记在带有时刻表的笔记本上,要记上好几页.但是,由于字太小,看起来不方便,再说,一页一页地翻笔记本也嫌麻烦.而且,一旦出现突然的约定,重新修改也不容易.便笺的话,即使因某种原因需要改变工作的优先顺序,也只是上下挪动一下便笺顺序就可以了.
此外,还有一个好处.
"每完成一项工作时,就把那张便笺揉成一团儿,往垃圾篓里一扔,可是一种快感哟."
看着眼前的便笺一张一张地消失,自己内心里就会涌现出一种工作在一步步进展的实在感.
可惜的是,最后剩下来的便笺,要在回家之前把它重新贴到个人电脑的顶部.在第二天早晨上班的电车中,包括剩下来的工作在内,又得制定新的日程表.
了解了前田的有效的时间安排,我们就会明白工作日程的管理,并不只是把事情记入笔记本.要想彻底地安排好自己每天的工作,知道自己的工作什么时间能做完,若是利用早晨上班路上的时间来考虑这一点的话,则工作的进展就会顺利得多.
如果回顾一下自己的工作,不少人会感到,与其说是在"干工作",还不如说是"为工作所累".这样的人不妨重新评估一下自己的日程管理.
这样一来,也许会发现,早晨上班路上的时间是管理日程安排的绝好时间,而自己却无意中忽视了这一点.
电车中可站着进行的"记录本工作法"
市桥和博(36岁),早晨乘电车时,只要位子一确定,就从口袋里掏出笔记本和圆珠笔.
在本子里记录当天的工作顺序,或是随意写一些下一步的工作计划等.市桥在一家经营咨询公司工作.从几年前开始,有关店面调查的业务就多了起来.
比如,顾客要在某个地段新开一家店铺,去对店铺周围同类型的店铺进行观察,这是事前调查的第一阶段.货源的组织,服务的内容,接待的水准,设施的维护水平等,根据情况,要取得各种各样的这类数据.
"大致地看一眼,走出店铺,马上就记在本子上.那时,用的是这么小的记事本儿."
因为是站着写,所以笔记本显得太大.最好使用能够收到手掌里的记录本.用不着写许多字,记入的内容有变化时,能很快地一页页翻过去,回到公司后,再把它输入个人电脑.
起初,只是在调查时使用的便笺本,不久就变成了能活用于整个工作过程中的记录本了.
"记录工作安排,写出报告的大致内容时,所使用的日程记录本或是较大的笔记本.想来,还是便笺本方便."
在写报告时,从可撕式的便笺本上撕下必要的那几页,按照顺序排好,再用胶带将其粘到电脑显示器的旁边,一边看一边敲击键盘.
或者,将撕下便笺排到复印机上,做成A4纸大小的"记录块".日程也可以根据情况记录到便笺本上,再把它撕下,贴到日程记录本上.
"只要有一本便笺本,就什么都可以做了.不管怎么说,非常方便.而且,站着记录时,这也是最好的选择.在很拥挤的电车里,也能顺利地作记录呢."
市桥上下班的线路是,乘从东急新玉川线沟之口站开到营团地铁半藏门线的电车,到青山一丁目站下.在把便笺本用于记录平时的工作之前,市桥在早晨的电车中多半是呆呆地想着问题.
"以前,我一直是在思考工作上的事.要是把电车中想的事情记下来就好了.那也是我开始使用便笺本的契机."
现在,每天上下班的路上,早上去的时候作记录,晚上回家的时候看自己喜欢的科幻小说.
车站的售货亭是公司职员的好伙伴
喜欢用的便笺本,起初,是在文具店里和别的东西一起买,而现在是在车站的小店里买.
"基本上不用事前买好放在家里.因为车站里到处都有卖的,所以,都是用完了再买下一本.多半是在国铁售货亭买.每本125日元,无论是大小,还是页数,用起来正合适.只是没有黑封皮儿的卖,黑封皮的不方便.因为封皮儿用来记录开始使用的日期,所以,如果是黑封皮儿的,还要在上面贴上签条才能使用."
在车站的售货亭里,只买报纸和杂志的人也较多.如果再仔细看一看,售货亭里摆着很多商品.而且,因为空间小,摆的都是服务性商品.特别是上下班途中和移动过程中所需要的必备品都有出售,很难得.
为随身听准备的干电池也有出售.像市桥这样做调查工作的,经常要携带用于录音的盒式录音机.为了中途不断电,在换乘车站买备用电池的人也较多.胶卷和一次性相机在用于调查时,也在车站买.
车站售货亭出售的用于参加葬礼的领带,在突然遇到丧事时非常方便.
"在外面工作时,突然接到要去通宵守灵的电话.这时,也可以在车站售货亭买了领带直接赶去."
简直就是车站公司.
"只是不开收据倒是觉得有些不方便.在拥挤的时候,让人家开收据也觉得不好意思啊."
市桥注意到车站售货亭的方便之处,也是缘于用便笺本搞调查所取得的成果.
大脑里浮现出再好的主意,都会由于电车内的摩肩接踵或窗外的夺目景色而瞬间忘得干干净净.
不管是笔记本,还是便笺本,都能不断地记下上班途中所想到的事,所发现的事.这在事后,会与工作中的点子密切相关,有时还会带来意想不到的收获.
工作干得好,是从带入电车的一本便笺本开始的.